Um novo contrato de gestão foi assinado com a AGEVAP e agora há a determinação que as reuniões secretariadas pela agência terão um limite máximo de 80 por ano. Foi disponibilizada, hoje (16), uma conta conjunta para acesso à plataforma para a realização de encontros extra e estão sendo contratadas 14 contas de e-mail, uma para cada instância, a ser entregue por volta de daqui a 45 dias. Atrelada a essas contas, cada instância também contará com um drive onde serão arquivados os vídeos e memórias das reuniões.
A AGEVAP vai coordenar a programação das reuniões para evitar que dois encontros com a participação dos mesmos membros sejam agendados no mesmo horário. As programações já feitas para todo o ano estão válidas até a deliberação sobre como as reuniões serão geridas. É recomendado que os encontros que tratem de deliberações relativas à aplicação de recursos sejam gerenciados pela AGEVAP, dentro do limite de 80 reuniões.
No dia 13 de janeiro, foi realizado um treinamento realizado pela gerente da AGEVAP, Carolina Martins, sobre o uso da ferramenta Google Meet, ensinando o passo a passo de como usar a ferramenta, com a exibição de um vídeo simulando uma reunião.
É importante destacar que as reuniões dos Plenários do CBH Baía de Guanabara e dos Subcomitês são públicas e que somente as plenárias e Subcomitês possuem quórum. As Câmaras Técnicas e Grupos de Trabalho não precisam de quórum. Há um prazo mínimo de 15 dias corridos para convocar as reuniões ordinárias e de 5 dias úteis para convocar as reuniões extraordinárias.
Com essas mudanças, o Comitê ganhará muito mais agilidade e autonomia, para que possa continuar fazendo o seu trabalho com a eficácia de sempre em defesa da Baía de Guanabara.
Assista, abaixo, aos vídeos do passo a passo de como agendar uma reunião pelo Google Meet:
Criando o link
Controle de presença
Aceitando uma pessoa
Aceitando várias pessoas
Ordem de fala / Abaixar mão
Fechando o microfone
Removendo da chamada
Gravar / parar a gravação da reunião
Apresentando / parando apresentação de um documento
Local das gravações
Apresentando slide em tela inteira
Google Drive
